Vi hjälper er att skapa en plattform för ett effektivt ledningssystem. Vi föreslår lämpliga IT-system och kombinationer systemkombinationer (vi ännu inte sett ett heltäckande system som kan allt, som fungerar i praktiken). Vi ger råd och tips för att undvika att investera i dubbel eller bristande funktionalitet. Ofta finns visst systemstöd implementerat, fast de används kanske för andra ändamål.
Vi hjälper er att ”se runt hörnet”.
Den klassiska betydelsen av Ledningssystem avser ekonomiskt relaterade nyckeltal medans den numera vanligaste betydelsen avser en kvalitétssystemstruktur och dess användning. Fast det ena utesluter ju inte det andra.
Längre ner på sidan beskriver vi tydligare innebörden av begreppet Ledningssystem, ur vårt perspektiv.
De två funktionsområden (IT-stöd) som det ur vårt perspektiv bör fokuseras extra på är Dokumenthantering respektive Ärendehantering. Även Avvikelsehantering betraktas ofta som ett eget funktionsområde, men det ingår ju i ärendehanteringen.
Om dokumenten du tänker hantera består av policyer och andra vanligtvis direkt kvalitétssystem-relaterade dokument så finns det ett antal systemlösningar att välja bland. Kravet på filhantering är vid dessa tillfällen inte uppenbart, då många av marknadens IT-system har inbyggd funktionalitet för ordbehandling. Du skapar alltså dina dokument direkt i ditt stödsystem. Och där ligger dom så länge du kör det systemet. Du slipper en massa filer att ta hand om. Eller skall vi säga – då har då ingen möjlighet att vårda alla verksamhetens dokument i fil-form.
Om du däremot funderar på smart hantering av alla andra verksamhetsdokument, vilka kan vara betydligt fler till antalet, så hanteras ju dessa oftast i format som PDF, MS Word, MS Excel, olika CAD-format m.fl.
Då är det ”riktig” dokumenthantering (d.v.s. filhantering) du behöver. Är det dessutom så att ni bedriver daglig konstruktionsverksamhet så behöver ni eventuellt gå ytterligare ett steg upp i systemhierarkin, d.v.s. ännu högre funktionskrav.
När vi pratar modern ärendehantering avses naturligtvis en IT-baserad sådan. Det finns speciella system för detta ändamål. Ofta webbaserade med hostingavtal, eller med hostingavtal men inte webbaserade (typ Spotify). Ett problem kan vara att dina olika typer av ärendehantering kräver olika typer av IT-stöd. Ett exempel är en teknisk felanmälan, ofta i produktionssammanhang, som alltid ingår i en arbetsorderhantering. Hur gör du då? En sak är i alla fall säker; du använder inte en generell lösning för ärendehantering för dina felanmälningar. Så vad göra?
Vänd på begreppen och utgå från underhållssystemet istället. Har du ett flexibelt sådant så hanterar du alla typer av ärenden i detta. Ofta med större framgång än i andra IT-lösningar. Underhållssystemet har en grundkonstruktion som borde vara självklar i alla former av system för ärendehantering; det är objektorienterat!
Vi tycker att alla IT-lösningar som hanterar administrativa processer bör vara objektorienterade.
För att enklast beskriva vad vi menar med objektorientering tar vi en patients läkarbesök som exempel, då det är en process de flesta är bekant med.
Vid inskrivningen noteras patientens uppgifter samt erforderlig ärendeinformation på ett nytt patientkort. När besöksprocessen genomförts arkiveras patientkortet.
Vid nästa besöks inskrivning noteras patientens uppgifter (igen) samt erforderlig ärendeinformation på ett nytt patientkort. Läkaren rotar fram kortet (ärendet) från föregående besök. Processen slutförs, varvid även patientkort 2 lagras.
Vad händer om personnamnet stavas fel vid något tillfälle? Även om all information lagrats digitalt går den ändå inte att söka på för att vid ett tillfälle få fram all personrelaterad information.
Vid inskrivningen registreras personen i ett personregister. Därefter startas ett ärende kopplat till objektet (personkortet)
Vid nästa besök pekar man på det tidigare registrerade objektet (personen) och startar ett nytt ärende. Alla ärenden ligger kopplade till ett och samma objekt.
Du registrerar ett ärende, skriver i fritext vad det handlar om, klickar i några rutor eller väljer ärendetyp i en lista. Ärendet blir således både kategoriserat samt kanske prioriterat. Men objektet du avser (ex.vis dokumentet, händelsen, personen, maskinen, kunden, produkten, artikeln, byggnadsdelen) finns inte med som ett uppföljningsbart objekt.
Vi säger det igen – all ärendehantering bör vara objektorienterad! Därför passar flera underhållssystem väldigt bra för allmän ärendehantering.
Vi beskriver Ledningssystem, ur vårt perspektiv, vilket förutsätter ett rimligt modernt IT-stöd. Det går också att arbeta utan ett i alla avseenden komplett IT-stöd men ju mer manuella processer som förekommer, ju mer får vi justera beskrivningarna nedan, speciellt ”Modern betydelseversion”.
Nyckeltal som visar hur företaget fungerar (omsättning, orderflöde, kostnadsutveckling, leveransförmåga, lönsamhetsutveckling, servicenivå, kvalitetsuppföljning, marknadssituationen etc). Det är alltså beslutsunderlag, för företagsledningar och även för underställd personal, som man behöver för att styra verksamheten. Avvikelserapportering är en självklarhet. Det är denna man skall reagera på.
Men Ledningssystem avses oftast kvalitetsledning, miljöledning och/eller arbetsmiljöledning, alltså definierade arbetsprocesser som sedan kan göras körbara (eller bara klickbara), t ex i ett webbaserat stödsystem, där de ger elektroniska, och därmed spårbara, avtryck. Man lägger största vikt vid att säkerställa att alla flöden processas optimalt och att uppdaterad informations finns till hands när den behövs och för den som behöver den. Tillsammans med ärendehantering (innefattar bl.a. hantering av avvikelser och förbättringsförslag), samt med erforderligt dokumentstöd och uppföljningsmöjligheter, så har man stöd för ett utvecklat kvalitets/miljö-ledningssystem.
Kontakta oss för en diskussion om era förutsättningar och IT-stöd för just er verksamhet!